Elimine os sugadores de tempo e aumente a produtividade (+ pdf apps)

Um dos nossos recursos mais valiosos é o tempo. Porquê? Porque é limitado. Não dá para esticar para além das 24h/dia!

A organização do trabalho e do tempo pode fazer a diferença entre estar sempre a correr e sobrecarregado e conseguir fazer as tarefas com calma e pausadamente.

Segundo Tonya Dalton, fundadora da inkWELL Press Productivity Co.,  gestão do tempo e produtividade: “É parar e se perguntar: essa é uma tarefa que eu preciso fazer? Ela é realmente importante? A ideia é abrir espaço para que não fique com o todo o dia cheio e, em vez disso, permitir que, com esse espaço, possa de facto desfrutar do trabalho.”

O segredo está em eliminar alguns “sugadores do tempo” e conseguir:

– Automatizar tarefas

No nosso dia-a-dia, passamos muito tempo a fazer tarefas repetidas como responder a emails sobre o mesmo assunto, relatórios diários, agendar reuniões, entre outras tarefas. Criar um padrão de tarefas regulares pode ajudar a libertar mais tempo na agenda.

– Saber dizer “Não”

Ter demasiadas tarefas para realizar pode causar stress e prejudicar a saúde. Alguns assuntos podem ser resolvidos por telefone, e-mail ou até mesmo delegados noutra pessoa. Estas escolhas irão permitir que tenha mais tempo para as atividades que realmente importam e trazem valor.

– Tirar tempo para si

Começar o dia com um propósito vai ajudar a ter mais foco e a rentabilizar as restantes horas. Crie uma rotina matinal serena e que dê animo, como fazer uma corrida, ler um livro, usar a técnica morning pages (método que serve como ferramenta para um processo de autoconhecimento), etc.

– Ter reuniões mais curtas

A marcação de reuniões diárias passou a fazer parte do nosso dia-a-dia. No entanto, gastamos muito tempo em reuniões improdutivas. Cuidado! Antes de uma reunião, faça uma lista de temas que têm de ser abordados para garantir que o objetivo é cumprido e que a duração é respeitada. Convoque apenas os interlocutores necessários. Utilize ferramentas de partilha. Tempo é dinheiro.

– Desligar as notificações

As tecnologias estão presentes em todo o lado e a toda a hora. Receber uma notificação das redes sociais, do email e das aplicações que temos instaladas vai afetar a nossa concentração ao realizar uma tarefa. Evitar estas distrações aumentará a nossa produtividade e foco.

Planear tarefas e horários

Muitas pessoas acreditam que podem realizar duas ou mais tarefas em simultâneo, mas, por vezes, tal pode originar perda de produtividade e concentração. Crie uma agenda onde coloca todas as tarefas que tem para realizar e comece por distinguir as urgentes das importantes. A partir daí defina no calendário a data/hora.

Relembre as palavras-chave: Priorizar, Delegar e Recusar!

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