Inovação com validade legal. Simples para o utilizador, robusta para o negócio.
A uMan Xpert continua na vanguarda da transformação digital em Recursos Humanos com o lançamento do módulo Assinatura Digital Certificada, integrado com o uMan Global HR.
Transformação Digital nos RH
Este módulo foi concebido para agilizar os processos administrativos, garantindo rapidez, segurança e conformidade legal, sem comprometer a experiência do utilizador.
Com esta solução, a assinatura de contratos e de documentos deixa de depender de papel e deslocações, passando a ser geridos, no uMan Global HR, de forma fluída e centralizada.
Para assegurar o mais elevado nível de validade jurídica e conformidade com o regulamento europeu eIDAS, a uMan Xpert em parceria com um prestador qualificado de serviços de confiança (Docuten), possibilita a utilização de Assinatura Eletrónica Qualificada (QES) com Chave Móvel Digital e outros mecanismos, com o mesmo valor legal de uma assinatura manuscrita em Portugal.
O que é a Assinatura Digital Qualificada?
É o nível mais seguro de assinatura eletrónica e, por lei, equivale à assinatura manuscrita. Garante que a identidade de quem assina foi verificada e que o documento não foi alterado após a assinatura. É o tipo de assinatura exigido para contratos e documentos formais, muito usado por bancos, seguradoras e entidades públicas.
Principais Vantagens e Funcionalidades
- Integração com o módulo Documentos Multi-uso (DMU), para documentos que estejam associados ao empregado.
- Parametrizável: Consulta do histórico de todos os processos associado ao próprio empregado (Self-Service).
- Agilidade via DMU: Através da ficha do empregado ou ficha expresso é possível despoletar o processo de assinatura. Sem o módulo DMU a criação do processo deverá ser manual.
- Rapidez: Redução significativa do tempo associado à assinatura.
- Simultaneidade: O processo pode ser parametrizável para a assinatura em simultâneo ou em modo sequencial.
- Praticidade: Notificação de um processo através de um link, via email, SMS ou WhatsApp.
- Assinatura remota: Em minutos com Chave Móvel Digital (CMD) e OTP. Elimina papel e deslocações.
- Segurança e Privacidade: Certificação ISO 27001 e Microsoft Azure na UE, perfis e registos de auditorias.
- Assinatura Eletrónica Qualificada (QES): Via CMD com validade jurídica equivalente à manuscrita (eIDAS).
- Reconhecimento e Operação Global: Assinatura válida na UE; fora da UE aplica-se a assinatura mais adequada por país/risco.
Alertas e Gestão
- Consulta do estado dos processos (criado, enviado, concluído, cancelado e recusado).
- Possibilidade de reenvio do email de notificação de assinatura, sempre que esta se encontre pendente.
Tipos de Assinatura
Assinatura Simples
Assinatura Simples
Endereço de email com uma caixa de seleção.
Assinatura Avançada
Assinatura com OTP
Código de uso único via email/telefone/whatsapp.
Assinatura Qualificada
Chave Móvel Digital
Assinatura com certificado digital qualificado emitido na nuvem (HSM pelo Estado Português).
Perguntas Frequentes sobre Assinatura Digital
Tudo o que precisa de saber sobre a validade legal e o funcionamento da assinatura digital no uMan Global HR.
A Assinatura Digital Certificada tem a mesma validade legal que a manuscrita?
Sim. Em Portugal e na União Europeia, as Assinaturas Eletrónicas Qualificadas (QES), como as realizadas através da Chave Móvel Digital, têm por lei o mesmo valor jurídico que a assinatura manuscrita. O módulo cumpre integralmente o regulamento europeu eIDAS.
Quais são os tipos de assinatura disponíveis no uMan Global HR?
Oferecemos flexibilidade total conforme o risco do documento:
- Simples: Aceitação rápida via e-mail.
- Avançada (OTP): Envio de código de segurança único por SMS ou WhatsApp.
- Qualificada: Utilização de certificados digitais oficiais ou CMD para máxima validade legal.
É necessário instalar algum software para assinar os documentos?
Sim e Não. O processo é 100% digital e remoto, mas com necessidade de licenciamento do módulo de Assinatura Digital Cerificada. Tanto os gestores de RH como os colaboradores podem assinar documentos a partir de qualquer navegador web, seja no computador, tablet ou telemóvel, garantindo total mobilidade.
Como é garantida a segurança e integridade do documento?
Através da nossa parceria com a Docuten, cada processo gera um documento de evidências digitais que comprova quem assinou, quando e como. Os dados são armazenados na UE com certificação ISO 27001, assegurando que o conteúdo não pode ser manipulado após a assinatura.
Posso acompanhar o estado das assinaturas em tempo real?
Sim. Dentro do uMan Global HR, o RH tem acesso a um painel de gestão onde pode ver quem já assinou, quem tem o processo pendente e quem recusou. Pode ainda configurar alertas automáticos e reenviar links de assinatura com um clique. Consulta do histórico de todos os processos associado ao próprio empregado.
